RGPD

Politique de confidentialité de PHAARES

Préambule:

Afin de nous mettre en conformité avec le Règlement Général relatif à la Protection des Données à caractère personnel européen (dit RGPD) , nous nous devons de vous fournir certaines informations et de recueillir votre consentement à la collecte et au traitement de ces données à caractère personnel vous concernant, ainsi qu’exposé ci-après.

1. Données collectées :

1.1 Données personnelles collectées par PHAARES :

Civilité, nom, prénom,
Nom de naissance,
Date de naissance,
Photo,
Adresse e-mail,
Téléphone fixe, téléphone mobile,
Adresse postale, code postal, Ville / Commune, le département et la région,
La (ou les) région(s) qui intéresse(nt) l’adhérent,
Nom du conjoint,
Adresse email de l’adhérent principal,
L’origine professionnelle,
Le dernier employeur,
Le site ou lieux de rattachement,
La situation professionnelle actuelle,
La date de retraite prévue ou réelle,
Le domaine d’activité dans la vie professionnelle,
D’autres domaines d’activités (partagés par l’adhérent),
Des informations partagées par l’adhérent sur sa vie professionnelle,
Les centres d’intérêts de l’adhérent (partagés par l’adhérent),
Des informations sur l’appartenance de l’adhérent à d’autres organismes, associations,… (partagés par l’adhérent),
Les attentes de l’adhérent,
La fonction assurée par l’adhérent au sein de l’association,
La contribution potentielle de l’adhérent à l’association,
La participation à un (ou plusieurs) groupe(s) de travail au sein de l’association,
L’abonnement aux lettres d’information, et aux notifications de PHAARES,
Le type de justificatif transmis pour la demande d’adhésion à l’association,
La date de validation du justificatif d’origine professionnelle,
La date de l’accord d’adhésion par le groupe adhésion de PHAARES,
La date de sortie de l’association,
La raison du départ de l’association,
Le statut de cotisation,
Votre mutuelle actuelle.

En outre, pour ceux qui souscrivent une assurance complémentaire santé négociée par PHAARES auprès d’un organisme d’assurance et d’un courtier, et proposée par PHAARES à ses membres, PHAARES collecte :

La date de souscription à la mutuelle proposée par PHAARES,
Le régime de cette mutuelle,
Le numéro d’affilié,
Le nom et le prénom.

1.2 Données collectées lorsque vous vous connectez au site privé PHAARES réservé aux membres (cookies) :

La connexion au site internet privé PHAARES entraîne l’activation de cookies pour son fonctionnement optimal. Ceux-ci collectent :

l’ordinateur utilisé pour la navigation,
le mode de connexion,
le type et la version du navigateur internet,
le système d'exploitation et d'autres identifiants techniques ou encore l’adresse URL des connexions,
y compris la date et l'heure,
ainsi que le contenu accédé.

Le système des cookies est nécessaire à la privatisation du site PHAARES. Les enregistrements effectués servent à apprécier la fréquence des visites, la popularité des pages visitées, les systèmes utilisés (téléphone, ordinateur, navigateur...) donc à permettre à l’équipe des membres gérant le site de l’améliorer en contenu et en ergonomie de consultation. Les données de localisation permettent d’estimer l’activité de consultation des membres suivant leurs différentes zones géographiques. Le système utilisé est conditionné par sa compatibilité technique avec notre site.

Vous pouvez gérer, désactiver ou autoriser les cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet, mais l’accès au site peut être empêché par l’absence d’un cookie d’identification du compte de votre adresse de courriel déclaré à l’inscription. C’est le système nécessaire pour gérer la privatisation de notre site.

1.3. Données échangées avec le courtier gestionnaire de la complémentaire santé :

Si vous souscrivez à la complémentaire santé, nous partageons certaines données avec le courtier gestionnaire de cette assurance et en particulier vos noms, prénoms, ceux de vos ayants droit, la date de souscription et de résiliation de la souscription à la complémentaire santé et votre numéro d’assuré. Bien entendu aucune donnée de santé n’est communiquée de part et d’autre.

1.4. Photographies :

Lors des assemblées générales ou d’autres manifestations organisées par PHAARES, nous prenons des photos des participants sur lesquelles vous êtes susceptibles d’apparaitre, et dont nous publions tout ou partie sur le site privé de PHAARES.

1.5. Numéro d'adhérent :

Afin d’assurer le suivi du fichier des adhérents, lors de votre adhésion, PHAARES vous attribue un numéro d’adhérent.

2. Utilisation des données - Finalités :

Les données personnelles demandées sont indispensables au bon fonctionnement de notre association conformément à ses statuts. Elles conditionnent la possibilité de devenir et de demeurer membre et permettent la communication avec et entre les membres. Les données à caractère personnel sont utilisées à la seule fin de :

Créer et mettre à jour le fichier des membres,
Connaitre les aspirations des membres pour nous efforcer d’y répondre,
Envoyer les convocations aux assemblées générales,
Gérer la participation aux assemblées générales (prise en compte des pouvoirs, etc.),
Gérer les votes par correspondance,
Envoyer des invitations aux manifestations organisées par PHAARES,
Envoyer des informations et notamment la Newsletter,
Établir des statistiques sur la fréquentation du site privé PHAARES,
Plus généralement effectuer toutes les actions permettant la vie de l’association et la réalisation de ses objectifs tels que définis dans ses statuts.

3. Communication des données

PHAARES ne communique pas, ne partage pas et ne vend pas vos données à des tiers, excepté le partage de vos données avec le courtier gestionnaire de la complémentaire santé si vous y souscrivez (ainsi que mentionné plus haut).

En cas de besoin, un sous-traitant informatique peut avoir accès aux données de la façon la plus limitée possible, pour raison technique de gestion, d’initialisation ou de mise à jour informatique pour le compte de PHAARES. Le sous-traitant éventuel est soumis aux obligations stipulées dans cette déclaration et ne peut utiliser vos données en dehors de sa mission.

PHAARES publie l’annuaire des membres sur le site. L’annuaire accessible à tous les membres inclut a minima les prénom, nom , adresse électronique et code postal de résidence des membres. Le refus de paraitre dans l’annuaire, considéré comme antinomique à l’esprit associatif, empêchera votre maintien au sein de l’association. Vous pouvez à tout moment mettre à jour vos données publiées en vous connectant au site privé / Onglet Mes Informations.

4. Conservation des données :

Vos données sont conservées aussi longtemps que vous êtes membre de PHAARES et pendant un an après, pour vous permettre de revenir plus facilement au sein de l’association si vous le décidez. Elles seront détruites avant l'expiration du délai susmentionné sur demande expresse de votre part.
Cependant elles peuvent subsister, avant une mise à jour, dans un système informatique de sauvegarde automatique des données. En outre, les données anonymisées de façon irréversible et purgées de toute donnée à caractère personnel et/ou permettant d’identifier un membre peuvent être conservées à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques.

5. Stockage – Transfert - Protection des données :

Les données des membres sont stockées sur un serveur situé dans l’Union Européenne. Sur simple demande PHAARES fournit à tout membre qui en fait la demande les coordonnées de la société en charge de la conservation des données. PHAARES met en œuvre des mesures de sécurité pour préserver la sécurité des données à caractère personnel de ses membres.

Seuls les membres du Conseil d ‘Administration ainsi que les membres participant à des groupes de travail permettant le fonctionnement de l’association ont accès à tout ou partie des données. Cet accès cesse lorsque le membre ne fait plus partie du conseil d ‘administration ni d’un groupe de travail.

Vous devez cependant garder à l’esprit qu’une protection totale contre les attaques visant les systèmes de sécurité ne peut être garantie en raison de l’arrivée constante de nouveaux virus et autres attaques visant les systèmes sécurisés de données sur internet. Nous nous engageons à vous informer dans le cas où les données seraient piratées ou compromises.

6. Choix – Transparence - Droit d’accès - Droit de Modification - Actualisation :

6.1. Accès :

Dans la limite des dispositions légales, vous pouvez obtenir copie des données vous concernant, détenues par PHAARES en faisant la demande à : contact@phaares.fr Les renseignements seront envoyés à l’adresse que vous nous communiquerez à cet effet.

6.2. Rectifications :

Vous pouvez demander à tout moment la rectification, la correction ou la modification de vos données. De votre côté vous vous engagez à fournir des informations exactes, complètes et à jour et à adresser à l’adresse figurant à l’article 8 ci-après toute mise à jour nécessaire au suivi du fichier des membres de PHAARES. Les demandes relatives à cette section sont à adresser à contact@phaares.fr

7. Modification de la Politique de Confidentialité :

PHAARES peut être amenée à modifier sa politique de confidentialité. La politique de confidentialité de PHAARES est disponible sur le site privé, et la date de mise à jour figure à la fin de ce document. La politique de confidentialité applicable est celle disponible sur le site à la date de votre connexion.

8. Contact :

PHAARES veille à répondre aux questions de ses membres relatives à la collecte et au traitement de leurs données. Si vous avez des questions qui n’ont pas trouvé de réponse dans la présente déclaration de protection des données ou si vous désirez des informations complémentaires veuillez adresser votre requête à : l’adresse électronique contact@phaares.fr ou par courrier à PHAARES, 11 avenue Paul Bert, 75011 Paris.

En savoir plus sur la RGPD:

Le règlement général sur la protection des données (RGPD), mode d’emploi (site : www.economie.gouv.fr)
La licéité du traitement : l’essentiel sur les bases légales prévues par le RGPD CNIL
Règlement général sur la protection des données Wikipédia